Rollespilsforeningen Nitrilon Vedtægter

§ 1 Foreningens Navn
1. Foreningens navn er Nitrilon. Foreningen har hjemme i Haderslev Kommune.

§ 2 Foreningens Formål
1. Dyrkning af hobbyen tabletop spil.
2. Fungere som kontaktpunkt for personer med samme interesse.
3. At udbrede kendskab til, og forståelse af, tabletop spil gennem diverse arrangementer.

§ 3 Medlemmer
1. Som medlem kan optages enhver som vedkender sig nærværende vedtægter.
2. Medlemskab af foreningen er individuelt og giver adgang til foreningens arrangementer på det enkelte arrangements vilkår.
3. Mindstealder for medlemskab af foreningen er 12 år.
4. Udmeldelse kan ske ved henvendelse til kassereren med virkning fra udgangen af det, igangværende kvartal.

§ 4 Indtægter og kontingent
1. Foreningens indtægter kommer fra kontingenter, arrangementer, tilskud mv.
2. Kontingentets størrelse fastsættes på den ordinære generalforsamling.
3. Foreningens pengebeholdning placeres på en konto oprettet dertil af kassereren. Kassereren har fuldmagt til at benytte kontoen på foreningens vegne, og er den eneste som kan udføre overførsler og udbetalinger fra foreningens konto.
4. Kontingentet fastsættes årligt af generalforsamlingen for det kommende år. Kontingent skal være indbetalt senest 1. marts. Hvis kontingentet ikke betales inden 15. marts, mister medlemmet sin adgang til foreningens aktiviteter, services og fordele. Medlemmer, som indmeldes efter 1. september, opkræves halvt kontingent. Kontingentbetaling kan gøres halvårligt, efter aftale med kasseren.

§ 5 Generalforsamlingen
1: Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
2: Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt den første lørdag i februar
3: Indkaldelsen sker med mindst tre ugers varsel. Indkaldelsen skal ske på foreningens sociale medier, hvor tid og sted skal fremgå.
Stk. 4: Møde- og stemmeberettigede på generalforsamlingen er alle medlemmer, som senest ugedagen forinden har indbetalt kontingent. Er man under 16 år, kan der kun stemmes via en værge.
Stk. 5: Valgbar til bestyrelsen er ethvert medlem af foreningen, som er fyldt 16 år. Disse har stemmeret i bestyrelsen.
Stk. 6: Bestyrelsen kan udstøde observatørstatus ved generalforsamlinger til ikke medlemmer af foreningen (fx bilagskontrollør, kommune, eksterne rådgivere o. lign.)
Stk. 7: Dagsordenen for generalforsamlingen skal mindst indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Valg af to stemmetællere
4. Godkendelse af lovlig indkaldelse
5. Formandens beretning
6. Regnskabsaflæggelse
7. Behandling af indkomne forslag
8. Behandling af vedtægtsændringsforslag
9. Fastsættelse af kontingent
10. Godkendelse af budget
11. Valg af bilagskontrollør
12. Valg af det, af §7, stk. 1, fastsatte antal bestyrelsesmedlemmer, samt op til 1 suppleant
13. Eventuelt

Stk. 8: Forslag og vedtægtsændringsforslag skal være bestyrelsen skriftligt i hænde senest otte dage før generalforsamlingen.
Stk. 9: Generalforsamlingen ledes af en dirigent som ikke må være medlem af bestyrelsen.
Stk. 10: Generalforsamlingen træffer deres beslutninger med simpelt flertal (flere stemmer for end imod uanset antal blanke stemmer) og ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning anvendes dog, når det begæres af blot én mødedeltager.
Stk. 11: Ved personvalg, hvor der er foreslået flere end der skal vælges, foretages altid skriftlig afstemning. Ved sådanne personvalg anvendes reglen om simpelt flertal (dem med flest stemmer for sig, bliver valgt). Er der ikke flere forslag end der er pladser i bestyrelsen, så anses de pågældende for valgt.
Stk. 12: Er der stemmer på to eller flere personer, som står lige, foretages omvalg på disse.

§ 6 Ekstraordinær generalforsamling
Stk. 1: Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes når mindst 1/3 af de myndige (16+) medlemmer fremsætter skriftlig begrundet anmodning over for formanden. I sådanne tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest fire uger efter, at anmodningen er indleveret til formanden.
Stk. 2: Indkaldelsesfristen for en ekstraordinær generalforsamling er to uger.

§ 7 Foreningens daglige ledelse
Stk. 1: Foreningens daglige ledelse udføres af bestyrelsen, der foruden formanden også består af næstformanden, kassereren, sekretæren og tre menige medlemmer samt to suppleanter. Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen for henholdsvis:
– En 2-årig periode for formanden, samt to øvrige medlemmer, som vælges på generalforsamlinger liggende i år med ulige årstal.
– En 2-årig periode for de resterende to bestyrelsesmedlemmer, som vælges på generalforsamlinger liggende i år med lige årstal.
Stk. 2: Såfremt en bestyrelsespost ikke er besat ved førstkommende ordinære generalforsamling, vil denne komme på valg.
Stk. 3: Bestyrelsen leder foreningen i overensstemmelse med vedtægterne samt generalforsamlingens beslutninger.
Stk. 4: Posten som medlem af bestyrelsen er ulønnet, dette gælder også tillidsposterne, samt medlemmer af udvalg og arbejdsgrupper.
Stk. 5: Senest 14 dage efter nyvalg til bestyrelsen, afholder bestyrelsen et konstituerende møde, hvor bestyrelsen af og blandt sine medlemmer vælger næstformand, kasserer og sekretær.
Stk. 6: Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Stk. 7: Bestyrelsen kan godkende udvalg og arbejdsgrupper til varetagelse af afgrænsede opgaver.
Stk. 8: Formanden – og i dennes fravær, næstformanden – indkalder og leder bestyrelsens møder. Indkaldelsen sker skriftligt, med angivelse af dagsorden, tid og sted, når formanden skønner det nødvendigt. Eller når bare ét bestyrelsesmedlem anmoder om dette, overfor formanden. I sådanne tilfælde afholdes mødet senest tre uger efter anmodningen er kommet formanden til kendskab.

§ 7 Økonomi og regnskab
Stk. 1: Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
Stk. 2: Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen, hvad angår budget samt regnskab.
Stk. 3: Foreningens regnskab føres af kassereren.

§ 8 Tegningsregler og ansvar
Stk. 1: Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden og mindst to yderligere bestyrelsesmedlemmer i foreningen.
Stk. 2: Der påhviler ikke foreningens medlemmer noget personligt ansvar for de forpligtelser, der påhviler foreningen.

§ 9 Vedtægtsændringer
Stk. 1: Disse vedtægter kan kun ændres med 2/3 flertal på en generalforsamling, hvor ændringsforslaget fremgår af dagsordenen.
Stk. 2: Vedtægtsændringerne træder i kraft med virkning fra afsluttet afstemning.

§ 10 Opløsning
Stk. 1: Opløsning af foreningen kan kun finde sted med 2/3 af stemmerne for, på to af hinanden følgende generalforsamlinger, hvor den ene skal være ordinær.
Stk. 2: Foreningens formue skal i tilfælde af vedtaget opløsning anvendes i overensstemmelse med de i §2 fastsatte formål eller andre almennyttige formål. Beslutning om den konkrete anvendelse af formue træffes af den opløsende bestyrelse.

§ 11 Nitricon
Stk. 1: Nitricon er et arrangement afholdt af Rollespilsforeningen Nitrilon.
Stk. 2: Nitricon styres af en seperat styregruppe, der kan bestå af både medlemmer inde og ude fra foreningen, hvoraf minimum halvdelen af medlemmerne skal være medlemmer af Rollespilsforeningen Nitrilon.
Stk. 3: Minimum 1 medlem af styregruppen skal være et siddende bestyrelsesmedlem.

§ 12 Datering
Stk. 1: Således vedtaget på ordinær generalforsamling d. 03/02-2024